Polityka prywatności

Niniejsza polityka opisuje, w jaki sposób TenderFlow Pro (operator usługi) zbiera, przetwarza i chroni dane osobowe użytkowników platformy oraz osób odwiedzających stronę. Dokument przygotowano zgodnie z wymaganiami RODO oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego. Ma charakter informacyjny i nie zastępuje umowy SaaS, którą zawiera klient.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach platformy jest operator usługi TenderFlow Pro. W kwestiach formalnych dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem hello@tender-flow-pro.com.

Dla danych przetwarzanych na zlecenie klienta (organizacji korzystającej z platformy) operator pełni rolę procesora w rozumieniu RODO. Klient pozostaje administratorem danych użytkowników i kontrahentów wprowadzonych do swojej organizacji.

2. Zakres przetwarzanych danych

dane konta użytkownika (imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, organizacja),
dane techniczne i operacyjne (adres IP, identyfikator sesji, logi dostępowe),
dane treściowe wprowadzane przez użytkowników w ramach pracy z platformą (informacje o przetargach, dokumenty, komentarze, załączniki),
dane rozliczeniowe niezbędne do realizacji subskrypcji (NIP, adres rozliczeniowy, identyfikator klienta po stronie operatora płatności).

3. Cele i podstawy prawne

świadczenie usługi platformy SaaS na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
wystawianie i archiwizacja dokumentów księgowych — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
obsługa korespondencji i wsparcie techniczne — uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
działania marketingowe wobec klientów własnych — uzasadniony interes administratora; wobec pozostałych odbiorców — wyłącznie na podstawie zgody.

4. Odbiorcy danych i podpowierzenia

Dane mogą być powierzane podmiotom niezbędnym do świadczenia usługi, w szczególności dostawcom hostingu aplikacji i bazy, operatorowi płatności Stripe, dostawcy e-mail transakcyjnego oraz — po uzyskaniu wymaganej zgody — dostawcy analityki produktowej. Aktualna lista podprocesorów, ich lokalizacje i mechanizmy transferu powinny zostać przekazane klientowi przed wdrożeniem produkcyjnym.

Operator nie sprzedaje ani nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

5. Okres przechowywania

dane konta i treści organizacji — przez okres świadczenia usługi oraz przez okres technicznie i prawnie niezbędny po jej zakończeniu, wskazany w warunkach konkretnego wdrożenia,
dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (5 lat od końca roku rozliczeniowego),
logi i zdarzenia bezpieczeństwa — przez okres wynikający z celu, ryzyka oraz uzgodnionych parametrów operacyjnych, a w przypadku incydentów do czasu ich wyjaśnienia,
kopie zapasowe — zgodnie z konfiguracją produkcyjnej usługi bazodanowej i retencją potwierdzoną klientowi przed wdrożeniem.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

prawo dostępu do treści danych oraz otrzymania ich kopii,
prawo sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
prawo żądania usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym),
prawo ograniczenia przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych w ustrukturyzowanym formacie,
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych,
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Pliki cookies i technologie śledzące

Platforma używa wyłącznie cookies niezbędnych do funkcjonowania (sesyjne, autoryzacyjne) oraz, po wyrażeniu zgody, cookies analitycznych pomagających w pomiarze ruchu na stronie. Użytkownik może w każdej chwili zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce.

8. Bezpieczeństwo

Platforma stosuje HTTPS i nagłówki ochronne przeglądarki, MFA TOTP, kontrolę dostępu na poziomie bazy danych (RLS), izolację organizacji oraz serwerowe granice dla operacji uprzywilejowanych. Parametry kopii zapasowych, regionów i retencji zależą od zatwierdzonej konfiguracji produkcyjnej. Szczegóły dostępne na stronie /bezpieczenstwo.

9. Zmiany polityki

Operator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki w razie zmian w produkcie lub przepisach prawa. O istotnych zmianach użytkownicy są informowani z odpowiednim wyprzedzeniem za pośrednictwem platformy lub poczty elektronicznej.

Powyższy dokument ma charakter informacyjny i nie zastępuje umowy podpisywanej z operatorem usługi. W przypadku rozbieżności pierwszeństwo mają zapisy umowy oraz właściwe regulacje prawne. Zobacz też: Polityka prywatności · Warunki korzystania.